Das digitale Selbstbild
Ganzheitlicher Ansatz für die Digitalisierung des Arbeitsumfelds
02.02.2021 | Behörden Spiegel / Guido Gehrt
Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse bzw. die Gestaltung des digitalen Wandels ist eines der zentralen Ziele der Strategie 2025 des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB). Hierdurch will man ein attraktives, zukunftsfähiges Arbeitsumfeld gestalten und die Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen im BIBB aufgaben- und mitarbeiterorientiert gestalten. Als Grundlage für diesen Transformationsprozess dient ein “digitales Selbstbild”, in welchem das Institut sein Verständnis der Digitalisierung niedergeschrieben und als verbindlich beschlossen hat.
Im Zuge der Erarbeitung dieses digitalen Selbstbildes wurden in einer hausinternen Projektgruppe im Rahmen eines Workshops zunächst fünf Handlungsfelder identifiziert: „Digitale Prozesse“, „Zielgruppenorientierung“, „Kompetenzentwicklung“, „Führung“ und „Veränderung mit Beteiligung“. Diese sind nicht isoliert zu betrachten, sondern sind gewissermaßen Fundament, Wände und Dach eines integrierten digitalen Selbstbildes bzw. -verständnisses. In einem nächsten Schritt wurden hieraus die strategischen Digitalisierungsziele abgeleitet.
Die gemeinsame Stoßrichtung all dieser Digitalisierungsmaßnahmen kommt in einer Präambel zum Ausdruck: „Mit der Digitalisierung erbringen wir unsere Leistungen auf hohem Niveau und fördern die Mitarbeiterorientierung im BIBB. Wir nutzen unsere Expertise, um die Digitalisierung mit Mut und Offenheit im Rahmen der rechtlichen und politischen Vorgaben zu gestalten.“
Förderung der Arbeitgeberattraktivität
"Für uns im BIBB ist Digitalisierung eine Chance, die Attraktivität unserer Arbeitsplätze und das Institut als attraktiven Arbeitgeber zu fördern sowie für unsere externen Kunden und Partner die Qualität unserer Leistungen auf hohem Niveau zu halten. Aufbauend auf unseren
Fachkompetenzen und Ressourcen gestalten wir die Digitalisierung mit Mut und Offenheit und setzen rechtliche sowie politische Vorgaben um", so die Kernbotschaft des Digitalisierungsverständnisses des BIBB. Zur Erreichung dieser Zielsetzung wurden in den fünf Handlungsfeldern des digitalen Selbstbildes zahlreiche Maßnahmen definiert:
Handlungsfeld Digitale Prozesse
Die Prozesse werden für ein attraktives und zukunftsfähiges Arbeitsumfeld digitalisiert. Mit dem bedarfsgerechten Ausbau der technischen Infrastruktur sowohl im Hard- als auch im Softwarebereich
wird das BIBB seine Aufgaben zeit- und ortsunabhängig effizient erledigen können. Grundsätzlich sollen alle Prozesse hinsichtlich ihres Potenzials für eine sinnvolle Digitalisierung analysiert werden.
Handlungsfeld Zielgruppenorientierung
Die Digitalisierung wird zur Weiterentwicklung der Kunden- und Mitarbeiterbindung genutzt. Zudem wird die Kundeninteraktion gestärkt, um mit diesen noch zielgerichteter kommunizieren und sie effizienter in die Wertschöpfung des BIBB integrieren zu können. Auch die Kommunikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird durch digitale Instrumente unterstützt.
Handlungsfeld Kompetenzentwicklung
Die ausgeprägte Fortbildungskultur des BIBB wird auch für den Aufbau und die Stärkung digitaler Kompetenzen genutzt. Zudem werden die Arbeitsplätze um digitale Lernumgebungen erweitert. Dabei werden die Kompetenzen für ein erfolgreiches Arbeiten in einem digitalisierten Umfeld vorausschauend aufgebaut und anforderungsgerecht weiterentwickelt. Das Portfolio von lehr- und lernförderlichen Medien wird um digitale Angebote zur Kompetenzentwicklung bereichert.
Handlungsfeld Führung
Die Führungskräfte werden den digitalen Wandel ermöglichen und begleiten. Die Führung in einer mobilen und flexiblen Arbeitswelt wird mit digitalen Instrumenten unterstützt, die Kompetenzen bei den Führungskräften werden weiter ausgebaut.
Handlungsfeld Veränderung mit Beteiligung
Um den digitalen Wandel gemeinsam zu gestalten, sollen die Kompetenzen, Bedarfe und Interessen der Beschäftigten aus allen Bereichen eingebracht werden. Die von Digitalisierungsmaßnahmen berührten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in die jeweiligen Umsetzungsprozesse integriert, um gemeinsam die Herausforderungen zu meistern und die Chancen der Digitalisierung zu nutzen.
Hierzu gehört auch ein über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehender intensiver Austausch mit den Interessenvertretungen im BIBB. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden transparent, frühzeitig und bedarfsgerecht über alle internen Medien informiert. Neben der Beteiligung spielt hier aber auch das Fehlermanagement eine wichtige Rolle. So sollen bei der Umsetzung und Einführung von Digitalisierungsprojekten die Führungskräfte im BIBB auf einen konstruktiven Umgang mit Fehlern hinwirken und diesen ihrerseits auch selbst vorleben.
Das BIBB als modernes und digitales Institut
“Mit der Erarbeitung unseres digitalen Selbstbildes und den daraus abgeleiteten strategischen Zielen haben wir in den Arbeitsprozessen einen wichtigen Grundstein für das BIBB als digitales Institut gelegt. Besonders stolz macht mich, dass dies in einem breit angelegten hausinternen Projekt gelungen ist, sodass wir mit Fug und Recht sagen können: Das ist unser Digitales Selbstbild, das uns fortan bei allen Digitalisierungsmaßnahmen leiten wird”, erklärt Andreas Schuldenzucker, der als Leiter der Zentralabteilung im BIBB für die digitale Transformation des Instituts verantwortlich ist.