Handlungsfeld Strukturen und Rahmenbedingungen für HQP
Darum geht es
Dieses Handlungsfeld thematisiert die strukturellen und organisationalen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen, die einen zielführenden Einsatz von HQP unterstützen.
Aus der Perspektive der Arbeitgeber*innen und Pflegeeinrichtungen stellt die Einmündung und Einbindung einer Personalgruppe mit neuen Qualifikationen eine beachtliche organisationale Herausforderung dar. Beispielsweise stellen sich Fragen nach verändernden Zuständigkeiten und Entscheidungsstrukturen, entsprechenden Zielgrößen für den Einsatz von HQP oder nach möglicherweise notwendigen Arbeitsplatzausstattungen. Hier ist es hilfreich, Strukturen festzulegen und Ablaufprozesse zu beschreiben. Dabei ist die Personengruppe der HQP direkt in den institutionellen Prozessen und in der organisatorischen Struktur zu berücksichtigen. Die neuen und ergänzenden Fachprofile sollten sich als Ergebnis eines erfolgreich umgesetzten Implementierungsprozesses mittel- und langfristig in Organigrammen und Tätigkeitsbeschreibungen sowie in den Dienstplänen wiederfinden. Gleichzeitig sollten die verschiedenen Entscheider*innen auf den unterschiedlichen Organisationsebenen in den Umgestaltungsprozess einbezogen werden.
Das ist wichtig
Wichtig ist, die Mitarbeitenden im Veränderungsprozess abzuholen und mitzunehmen. Dabei sollte im gesamten Prozess eine transparente und offene Kommunikation über geplante Einsatzgebiete einerseits sowie Bedenken und Ängste andererseits stattfinden, um einen spürbaren Mehrwert für das Team zu schaffen und gegenseitiges Verständnis zu erzielen. Die Teamkultur zu fördern ist dabei eine konkrete Führungsaufgabe und auch die Einbindung von HQP in die Einrichtungen sollte als Führungs- und Managementaufgabe verstanden werden. Dabei sind Konzepte bereichsübergreifend zu entwickeln, Schnittstellen sowie Ansprechpartner*innen zu definieren sowie neben hierarchischen Strukturen auch Fachverantwortungen festzulegen. Hier kann es hilfreich sein, die Entscheidungen transparent in einem Orientierungsrahmen festzuhalten.
Das kann Ihnen helfen
Maßnahmen
Entwicklung eines Orientierungsrahmens
Um HQP bedarfs- und kompetenzgerecht einsetzen zu können, kann die Entwicklung eines Orientierungsrahmens bzw. einer Strategie hilfreich sein. Da sich die individuelle Ausgestaltung von Einrichtung zu Einrichtung stark unterscheiden kann, wird im Folgenden das Vorgehen exemplarisch skizziert.
Was ist das Ziel?
Ziel des Orientierungsrahmens ist es, Bedingungen und Strukturen für die Einbindung von HQP festzulegen. Durch klare Strukturen und verbindliche Vorgaben gelingt es leichter, Transparenz herzustellen, die wiederum zu einer gesteigerten Akzeptanz beiträgt. Außerdem wird damit ein Beitrag zur Attraktivitätssteigerung und Fachkräftesicherung geleistet. Ohne einen strukturellen Rahmen wird keine Organisationsentwicklung gelingen.
Wie ist das Vorgehen?
Vorgehensweise für die Implementierung von HQP (PDCA-Zyklus)
Es muss nicht immer ein neues Konzept entwickelt werden, da an vielen Stellen in den Einrichtungen bereits angeknüpft werden kann. Je nach Bedarf können Maßnahmen oder Instrumente ergänzt werden, die mit Blick auf die konkrete Situation in den einzelnen Einrichtungen besonders hilfreich sind und die sich ohne großen Aufwand umsetzen lassen. Insgesamt kann es hilfreich sein, die einzelnen Schritte nach und nach anzugehen. Die folgenden Maßnahmen sollen dabei helfen, eigene Relevanzen zu setzen und das große Ganze im Blick zu behalten.
Das folgende Schema stellt in Anlehnung an den PDCA-Zyklus [10] die Handlungsschritte dar, die für eine erfolgreiche Entwicklung und Implementierung eines einrichtungsinternen Konzeptes für hochschulisch qualifizierte Pflegefachpersonen notwendig sind und soll Orientierung bieten.
Die Entwicklung und Umsetzung eines Konzeptes liegt in der Verantwortung der Leitungs- und Einrichtungsebene sowie des Qualitätsmanagements. Voraussetzung ist, dass das Thema der Implementierung von HQP auch als Handlungsfeld der Pflege wahrgenommen wird. Ein erster Schritt zur Implementierung eines entsprechenden Konzeptes stellt die aktive Auseinandersetzung der Führungskräfte mit der neuen Berufsgruppe und den damit assoziierten Themen dar.
Im nächsten Schritt ist es hilfreich, sich mit dem bisherigen Umgang mit hochschulisch qualifizierten Pflegefachpersonen in der Einrichtung auseinanderzusetzen, um entscheiden zu können, was bereits besteht, welche Maßnahmen erhalten bleiben sollen und wo Bedarfe aber auch Ansatzpunkte zur Einbindung bzw. Verbesserung gesehen werden.
Für die Analyse der Ist-Situation kann der Status Quo mit Hilfe von Leitfragen erfasst und beschrieben werden:
- Wie gehen wir aktuell mit dem Thema Implementierung von HQP um?
- Wird es offen besprochen oder ist es ein Tabuthema im Team?
- Wo liegen die größten Herausforderungen?
- Haben wir bereits einen Handlungsrahmen, der auch schriftlich fixiert und allen Mitarbeitenden bekannt ist?
- Werden die unterschiedlichen Berufsgruppen aus den verschiedenen Bereichen unserer Einrichtung hier berücksichtigt?
- Woher erhalten mitarbeitende Personen Informationen zu dem Thema?
- Wie sind die Mitarbeitenden aus den unterschiedlichen Bereichen eingebunden?
Einrichtungen, speziell Leitungskräfte, können sich an den Empfehlungen der sechs Handlungsfelder zur erfolgreichen Implementierung von HQP orientieren.
Ist die Ausgangslage auf Basis der Analyse der Ist-Situation beschrieben und sind die Schlüsselprobleme benannt, dann erfolgt der nächste Schritt: die Definition der Ziele, die man in der Einrichtung mit einem Konzept zur Implementierung von HQP erreichen möchte.
Zunächst erfolgt die Formulierung eines Gesamtziels, hier z. B. die Etablierung von HQP in der Einrichtung sicherzustellen. Da dieses Gesamtziel zu abstrakt ist, um konkrete Handlungsschritte abzuleiten, werden Teilziele zur Erreichung definiert. Bei der Definition der Teilziele ist es hilfreich, unterschiedliche Zieldimensionen herauszuarbeiten und zu beachten, die auch bei den Feinzielen herangezogen werden können. Hier sollten projektbezogene, mitarbeiterbezogene, HQP-bezogene und unternehmensbezogene Ziele unterschieden werden:
- projektbezogene Ziele: Dabei geht es darum, den Rahmen für die Entwicklung des Implementierungskonzeptes in der Einrichtung zu setzen, ein Projektteam zu formen, gegebenenfalls Anforderungen und Möglichkeiten des Controllings festzuhalten sowie den Projektstart, Meilensteine und das Projektende festzulegen.
- mitarbeiterbezogene Ziele: Es ist wichtig, die Mitarbeitenden in den Fokus zu nehmen und gemeinsam mit diesen zu diskutieren, welche Zielsetzungen und Rahmenbedingungen benötigt werden, um HQP einzubinden und bestehende Gestaltungsspielräume nutzen zu können.
- HQP-bezogene Ziele: Diese sollten Wünsche und Zielsetzungen der HQP im Rahmen ihrer künftigen Tätigkeiten berücksichtigen, diese aktiv in Planungen einbinden sowie auf Unterstützung, Begleitung sowie Anreize für HQP ausgerichtet sein.
- unternehmensbezogene Ziele: Diese Ziele sollten die Verbesserung der Versorgungsqualität sowie die Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit fokussieren.
Jedes dieser Teilziele kann in weitere, vertiefende Feinziele aufgeteilt werden. In einem weiteren Schritt der Maßnahmenplanung werden konkrete Handlungsschritte festgelegt und Verantwortlichkeiten definiert. Damit wird gewährleistet, dass die Zielerreichung mit der Evaluation festgestellt werden kann.
In einem nächsten Schritt wird im Rahmen des entsprechenden Projektteams in der Einrichtung überlegt, welche konkreten Maßnahmen erforderlich sind, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Die Maßnahmenplanung sollte definieren, wer für einzelne Umsetzungsschritte verantwortlich ist und wie sich die zur Verfügung stehenden Zeitbudgets sinnvoll nutzen lassen. Die Planung der Handlungsschritte zum Erreichen der projektbezogenen und der unternehmensbezogenen Ziele sind auf der Leitungsebene angesiedelt. Dennoch sollten die Mitarbeitenden in der Pflege ermutigt werden, ihr Wissen und ihre Erfahrungen bzw. das, was für eine adäquate Zusammenarbeit fehlt, hier hilfreich mit einzubringen. Dadurch lässt sich insgesamt die Akzeptanz für Neuerungen und Umstellungen fördern. Mit Hilfe einer Mitarbeitendenbefragung, aber auch in Teamsitzungen und Fallbesprechungen, lässt sich z. B. konkret herausfinden, welchen Handlungsbedarfen mit welchen Maßnahmen begegnet werden kann. Gegebenenfalls ist es notwendig, nachzujustieren, um neue Bedarfe und daraus abgeleitete Ziele im neuen Konzept zu berücksichtigen. Mit den bisher beschriebenen Schritten lässt sich bereits eine erste Gliederung für ein Konzept erstellen. Das Gesamtziel der Etablierung von HQP sollte bereits in das Leitbild der Einrichtung integriert und bereits bestehende Verfahrensweisen entsprechend ergänzt werden.
Von besonderer Bedeutung ist die Umsetzung der festgelegten Handlungsschritte. Da diese auf verschiedenen Ebenen angesiedelt sind, ist eine gute Projektsteuerung an dieser Stelle unverzichtbar. Dafür braucht es interne Arbeitsstrukturen bzw. Arbeitsgruppen und Verantwortlichkeiten. Zunächst sollte mit den mitarbeiterbezogenen Zielen gestartet werden, um gute Ausgangsbedingungen zu schaffen, damit die Pflegefachpersonen im Umgang miteinander gefestigt sind. Ganz konkret bedeutet dies zum Beispiel den Fortbildungsbedarf zu ermitteln und verpflichtend in den Fortbildungsplan zu integrieren. Das können beispielsweise Online-Fortbildungen oder Schulungen bzw. Workshops für Mitarbeitende aller Bereiche der Einrichtung sein. In diesem Zusammenhang sollten folgende Fragen integriert sein:
- Warum benötigen wir HQP in der direkten Versorgung?
- Welche Aufgaben können sie übernehmen?
- Was sind ihre Überlegungen und Ideen dazu?
Sowohl der fortlaufende Prozess der Implementierung neuer Strukturen für HPQ als auch dessen Ergebnisse lassen sich evaluieren. Je konkreter die gewünschten Ergebnisse bereits im Rahmen der Projektplanung erarbeitet wurden, desto leichter lässt sich im Anschluss der Monitoring-Prozess umsetzen. So kann beispielsweise bei den mitarbeiterbezogenen Zielen der angepasste Fortbildungsplan als Ergebnis der Bemühungen zur Verbesserung des Wissensstandes der Pflegefachpersonen festgehalten werden. Neben dem reinen Auswerten von Kennzahlen ist ein fortlaufender, offener Austausch zum Einsatz von HQP zu bestehenden Herausforderungen, aber auch zu Erfolgen und Ideen sehr hilfreich. Dies kann das Vertrauen der Mitarbeitenden untereinander und zum Leitungsteam stärken. Nach entsprechender Vorbereitung können auch andere Einrichtungen in solche Austauschprozesse sowie zusätzlich zur Vernetzung einbezogen werden. Erkenntnisse und Ergebnisse des Evaluationsprozesses können dann wieder zur Anpassung der Zielsetzungen und Handlungsschritte genutzt werden, hier bedarf es eines kontinuierlichen Anpassungsprozesses mit einem zugehörigen offenen Rahmen. Durch die Einbindung der neuen Strategien in das Qualitätsmanagement der Pflegeeinrichtung wird sichergestellt, dass der Revisionsprozess in regelmäßigen Abständen und kontinuierlich erfolgt. Jedes Konzept ist nur so gut, wie es auch in der Praxis zur Anwendung kommt.
Bildungsangebote und Workshops zur Akademisierung in der Pflege
Um HQP erfolgreich in die Praxis integrieren zu können, ist Aufklärungsarbeit zum Thema Akademisierung in der Pflege auf verschiedenen Organisationsebenen erforderlich. Hier kann es hilfreich sein, sowohl Veranstaltungen für die gesamte Einrichtung (beispielsweise in Form von Informationsveranstaltungen) als auch Workshops bzw. Schulungen für bestimmte Einrichtungsbereiche (z. B. für das pflegerische Management oder die Stationsteams) durchzuführen.
Was Ist das Ziel:
Ziel ist es, Transparenz zur Beschäftigung von HQP herzustellen und auch beruflich ausgebildetes Pflegefachpersonal in den Prozess der Implementierung von HQP einzubinden. Durch fehlendes Verständnis für die hochschulische Pflegeausbildung, verbunden mit Fragen zu Zuständigkeiten und Aufgabenbereichen von HQP, können Unsicherheiten und Skepsis die Folge sein. Dabei sollte stets der Mehrwert von HQP für die pflegerische Versorgung im Mittelpunkt stehen. Hier kann es hilfreich sein, Information über Kompetenzen, Einsatzbereiche oder Tätigkeitsprofile der HQP in Form von Schulungen bzw. Workshops sowohl in die Teams als auch ins Pflegemanagement hineinzutragen.
Wie ist das Vorgehen?
Insgesamt kann es hilfreich sein, Veranstaltungen zur Akademisierung sowohl für das Management als auch für die Teams durchzuführen. In diesen Veranstaltungen können bereits viele Fragen, beispielsweise ‚Wer sind HQP?‘; ‚Welche Kompetenzen bringen sie mit?‘ oder ‚Welche Aufgaben können sie übernehmen?‘ gemeinsam geklärt bzw. erörtert werden. Dabei bietet es sich an, auch auf die Hochschulen zuzugehen und Gastredner*innen einzuladen . Auch Vorträge von Absolvent*innen können in die Schulungen bzw. Workshops integriert werden. Nach den Präsentationen können sich Diskussions- und Fragerunden im Team anschließen. Je nach Einrichtung bietet es sich an, die Angebote niedrigschwellig und partizipativ zu gestalten. Das Hauptaugenmerk sollte darauf liegen, die verschiedenen Einrichtungsebenen für die Akademisierung zu sensibilisieren und den Mehrwert von HQP für die pflegerische Versorgung herauszustellen, um Vorbehalten entgegenzuwirken.
Tipps aus der Praxis
- Integration von HQP als Unternehmensziel verankern: Um die notwendigen Veränderungsprozesse – die mit der Einbindung von HQP verbunden sind – erfolgreich durchlaufen zu können, sollte die Führungsebene bereits frühzeitig eingebunden werden. Hier kann ein Geschäftsleitungsbeschluss hilfreich sein, um dem Vorhaben einen entsprechenden Stellenwert sowie eine gewisse Verbindlichkeit zu verleihen
- Neue Stellen im Change-Management schaffen: Abkehr vom Stabsstellencharakter der Pflegewissenschaften in den Einrichtungen hin zur Implementierung eines gleichberechtigten Dreigestirns in der Führungsebene der Pflege bestehend aus fachlicher, pädagogischer Führung und einer Führung auf Organisationsebene zur Erweiterung der Führungsverantwortlichkeiten und Entlastung des pflegerischen Managements
- Arbeitsbedingungen für die Beschäftigung von HQP festlegen: Um Unzufriedenheiten zu vermeiden, sollten bestimmte Arbeitsbedingungen bereits frühzeitig geklärt werden. Beispielsweise sollten die zeitlichen Ressourcen für evidenzbasierte Pflege (z. B. wissenschaftliche Recherchen, Konzeptentwicklung, Projektarbeit, etc.) festgelegt und im Dienstplanprogramm verankert werden. Neben einer entsprechenden Büromöglichkeit sind zudem Zugänge zu Datenbanken, Fachportalen, etc. wichtig.
- Eingruppierung und Entlohnung der HQP: Da bislang keine Regelungen zur tariflichen Eingruppierung existieren, sind individuelle Lösungen notwendig. Hier bietet sich eine Orientierung an der erstellten Aufgabenbeschreibung der entsprechenden Position an. In den Good Practice Workshops wurde eine Eingruppierung mit Bachelorabschluss auf KR 9b und mit Master auf EG 11-13 vorgeschlagen.
- individuelle Stellenbeschreibungen: die HQP adressieren und auf deren Fähigkeiten und Fertigkeiten ausgerichtet sind (Bedarfsorientierung)
- Integration der HQP in bereits bestehende Strukturen: Hier können M&M-Konferenzen oder Tumor-Boards dazu beitragen, die interprofessionelle Zusammenarbeit im Team zu stärken.
Literatur
[10] Norm DIN EN ISO 9001:2015-11 Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen (ISO 9001:2015); Deutsche und Englische Fassung EN ISO 9001:2015